A fénymásoló papír az irodák, iskolák és otthonok egyik leggyakrabban használt eszköze. Bár első pillantásra egyszerű tárgynak tűnhet, a megfelelő fénymásoló papír kiválasztása és használata jelentős hatással lehet a nyomtatási és másolási folyamatok hatékonyságára, a dokumentumok megjelenésére, és hosszú távon a költséghatékonyságra is.

Fénymásoló papír szerepe nem merül ki abban, hogy egyszerűen egy hordozófelület a nyomtatáshoz vagy másoláshoz. A megfelelő minőség kiválasztása rendkívül fontos, ugyanis az alacsony minőségű papír gyakoribb elakadást okozhat a nyomtatókban, fénymásolókban és más eszközökben, ami idő- és költségveszteséget jelenthet. A megfelelő papírtípus használata biztosítja, hogy a nyomatok hosszabb ideig megőrizzék állapotukat, anélkül, hogy a papír megsárgulna vagy sérülne. A fénymásoló papírokat számos szempont szerint osztályozhatjuk, például méret, vastagság, fehérség és felhasználási cél alapján. A legelterjedtebb méret az A4-es, amely a mindennapi nyomtatási és másolási munkákhoz ideális. Azonban más méretek, például az A3 (nagyobb dokumentumokhoz, például poszterekhez vagy tervrajzokhoz) vagy az A5 (kisebb anyagok, például képeslapok vagy brosúrák nyomtatásához) is elérhetők.

A papír fehérsége, amelyet a CIE skálán mérnek (általában 135 és 170 között), meghatározza, hogy a nyomatok mennyire élénkek és kontrasztosak lesznek. Minél magasabb a fehérség értéke, annál professzionálisabb megjelenést biztosít a dokumentum. A papír vastagságát általában gramm per négyzetméter (g/m²) mértékegységgel határozzák meg. A standard fénymásoló papír vastagsága 80 g/m², amely elegendő a mindennapi használathoz. Vastagabb papírok (90–120 g/m²) igényesebb nyomatokhoz, például meghívókhoz vagy prezentációs anyagokhoz ajánlottak.